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La fonction scan à l'ère de la numérisation

 

Vous l’avez remarqué, aujourd’hui vous utilisez de plus en plus la fonction « scan » de votre multifonction. De multiples options de scan s’offrent à vous, nous vous proposons de décrypter certaines d’entre elles afin de vous faire gagner du temps !

 En effet, un multifonction regorge de nombreuses possibilités qui sont très souvent inconnues des utilisateurs par manque de formation ou par peur de naviguer dans le menu…

Les différentes possibilité de scans

Scanner vers une adresse mail

Le scan vers mail est une des fonctions de scan les plus utilisées. Vous devez souvent renvoyer un document que vous aurez préalablement complété. ex : un contrat, un bon de commande signé,... 

Aujourd’hui, vous envoyez votre document vers votre adresse mail puis vous enregistrez le document sur votre bureau. Ensuite, vous le renvoyez au destinataire avec la pièce jointe, accompagné d’un message. Peu d’entre vous auront renommé le document.

Savez-vous que vous pouvez gagner du temps et effectuer toutes ces actions directement depuis votre multifonction ?

Pour cela, il est indispensable que celui-ci soit équipé d’un écran tactile, l’utilisation sera bien plus fluide !

Vous pouvez ainsi renommer votre document, ex : bon de commande + nom de votre entreprise, vous entrerez l’adresse mail du destinataire et vous pourrez accompagner ce mail avec un objet et un corps de mail que vous entrerez directement depuis l’écran tactile.

Et pour gagner du temps, si vous avez l’habitude d’envoyer un document au même destinataire, nous vous conseillons d’enregistrer le mail dans vos contacts, comme vous le faites sur votre GSM!

Scanner vers un ordinateur

Cette fonction vous permet d’envoyer un document vers un dossier de votre ordinateur ou sur un serveur (sur le réseau de votre entreprise). Vous allez envoyer un document vers un dossier afin de pouvoir le partager avec d’autres utilisateurs ou l’enregistrer sur votre ordinateur.

Scanner vers une clé USB

Certains multifonctions vous permettent de numériser directement vers une clé USB, là aussi c’est un gain de temps. Imaginons que vous êtes en déplacement et que vous n’avez que peu de temps, vous pouvez scanner le document vers la clé USB et ainsi avoir une version numérique du documet.

Scanner vers le Cloud

Le multifonction vous permet d’envoyer vers des dossiers situés dans le Cloud via des comptes de stockage dans le Cloud.


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