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Scan : des astuces pour gagner du temps

 

L’utilisation d’un multifonction peut paraître complexe, en tant qu’utilisateur on peut avoir peur de mal faire. Sachez que les écrans tactiles vous facilitent la tâche. Voici quelques astuces pour vous aider à gagner du temps lors de l’utilisation de votre imprimante multifonction.

Création d'un raccourci

La première chose à faire lorsque vous recevez votre multifonction est d’identifier les actions quotidiennes ou courantes qui seront utilisées. Une fois identifiées, créez un raccourci qui vous permettra d’effectuer la tâche la plus souvent utilisé en une seule étape. Exemple : vous scannez un document recto verso en noir et blanc tous les jours. Une fois créé, ce raccourci vous fera gagner du temps lors de l’utilisation et vous évitera de faire des erreurs de manipulation qui pourraient vous faire perdre du temps et gaspiller des consommables:  papier, cartouches d’encre ou toner.

Pour créer un raccourci, consultez la notice d’utilisation de votre multifonction.

Si vous scannez de nombreux documents :

le chargeur recto / verso 

Si vous devez scanner des nombreux documents ou des documents en recto verso, choisissez une imprimante multifonction équipée d'un chargeur de documents recto verso  et de la fonction numérisation recto verso en 1 passage. Vous gagnerez ainsi un temps précieux. En effet, ce chargeur permet de numériser le recto et le verso simultanément. La numérisation de vos documents est plus rapide qu’avec un chargeur de documents standard.

Si vous scannez vers le même destinataire 

Bien souvent, lorsque l’on scanne un document c’est pour l’envoyer vers sa propre boîte mail. Pour gagner du temps, enregistrez votre adresse mail ou celle d’un autre destinataire dans le carnet d’adresses, cela vous évitera de ressaisir l’adresse mail manuellement et de faire des erreurs.

Pour gagner plus de temps, vous pouvez envoyer par mail votre pièce jointe à votre destinataire depuis le multifonction ! Comme un mail envoyé depuis votre ordinateur, vous pouvez entrer un objet et un corps de message qui accompagne la pièce jointe. Vous pouvez également renommer votre document et ce depuis l’écran tactile du multifonction. Ici encore un raccourci peut être créé afin d'accéder aux différentes fonctions dont vous avez besoin.

Si vous scannez vos documents 1 à 1 

Si vous avez l’habitude de scanner une pile de documents indépendants les uns des autres, vous scannez un par un les documents pour avoir un fichier par document. Sur certains multifonctions, vous avez la possibilité de scanner l’ensemble des documents et de les en fichiers distincts. Exemple, vous avez une pile de 10 feuilles, vous pourrez mettre dans le chargeur tous les documents et le multifonction créera 10 fichiers différents. Cela vous permet de gagner du temps car vous scannez les documents en une seule fois ! 


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